ビジネスシーンにおいて、「メール」は日常業務の要。その中でも、上司や取引先への敬語の使い方には特に気を配る必要があります。一歩間違えると、「非常識な人」という印象を与えてしまうことも。
本記事では、失礼のないビジネスメールの書き方を、具体的な例文とともにご紹介します。基本をおさえるだけで、相手に信頼されるメールが書けるようになりますよ。
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ビジネスメールで使うべき「敬語」の基本とは？
ビジネスメールで失礼のない文面に仕上げるには、尊敬語・謙譲語・丁寧語のバランスが大切です。
• 尊敬語：相手の行動に使う（例：おっしゃる、いらっしゃる）
• 謙譲語：自分や自社の行動に使う（例：申し上げる、伺う）
• 丁寧語：語尾に「です」「ます」をつける
例えば「言う」という動詞ひとつでも、
• 上司が言った場合 → 「おっしゃいました」
• 自分が言う場合 → 「申し上げました」
このように、相手と自分の立場を意識して敬語を使い分けることが、ビジネスメールではとても重要です。
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上司へのメールで気をつけたい3つのポイント
上司宛のメールには、社内マナーに加えて「簡潔さ」「気遣い」「報連相の明確さ」が求められます。
✔ 件名は要点を簡潔に
上司は多忙なことが多いため、件名で内容を一目で把握できるようにしましょう。
例：「【報告】〇〇プロジェクトの進捗について」
✔ 呼びかけは「〇〇部長」「〇〇課長」など役職付きが基本
例：〇〇部長
お疲れ様です。○○課の△△です。
✔ 敬語表現を意識しながらも、読みやすさを意識
長すぎるメールはかえって読みづらくなります。敬語を使いつつ、簡潔にまとめるのが理想です。
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取引先へのメールで求められる配慮とマナー
取引先に送るメールでは、社外向けの言葉遣いと丁寧すぎるくらいの礼儀正しさが基本です。特に初めてのやりとりや、依頼・謝罪の際は印象を大きく左右します。
✔ 社名や氏名の表記ミスはNG
誤字や名前の間違いは失礼にあたるので、必ず確認しましょう。
✔ 丁寧すぎるくらいがちょうどいい
取引先に対しては、謙譲語＋丁寧語を基本に。
例：「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
✔ 結びの一文で印象アップ
例：「今後とも変わらぬご愛顧のほど、お願い申し上げます。」
こうした敬語の書き方ひとつで、相手への信頼感が変わってきます。
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よく使う敬語フレーズとその意味
カジュアル表現 ビジネス敬語表現 説明
言いました 申し上げました 自分が言うときの謙譲語
知ってます 存じ上げております 相手を立てる表現
会います お目にかかります 謙譲語、対面する場合
見ました 拝見いたしました 自分が見るときの謙譲語
これらを自然に使いこなすことが、スマートなビジネスメールの書き方への第一歩です。
すぐに使える！メール例文集
以下に、上司・取引先それぞれに使える敬語付きのビジネスメール例文を紹介します。
【上司への報告メールの例文】
このラインより上のエリアが無料で表示されます。
件名：【報告】〇〇案件の進捗について
〇〇部長
お疲れ様です。○○課の△△です。
〇〇案件の進捗状況についてご報告申し上げます。
本日時点での進捗は以下の通りです。
〜（本文）〜
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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【取引先へのお礼メールの例文】
件名：【御礼】先日のご訪問について
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の△△でございます。
先日はご多忙のところお時間をいただき、誠にありがとうございました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
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まとめ：正しい敬語で信頼されるビジネスメールを
ビジネスメールの書き方は、基本をおさえれば誰でも上達します。特に、上司や取引先に対する敬語表現は、相手との信頼関係を築く重要な要素です。
ぜひ、今回ご紹介した敬語のポイントと例文を参考に、毎日のメールに活かしてみてください。正しい言葉遣いは、あなたの印象を何倍にも良くしてくれるはずです。
